Kehidupan yang kita jalani bisa menjadi mimpi buruk jika tidak terorganisir dengan baik. Apalagi jika kita memiliki mobilitas yang tinggi serta memiliki aktivitas pekerjaan yang menumpuk, pasti tingkat kepanikan mencapai 100%! Seorang psikolog Louise Chunn mengatakan bahwa kita harus memprioritaskan tugas utama kita, mendata tugas kita tersebut, mengatur waktu serta temukan ketenangan dalam diri kita sendiri disaat badai menghadang. Lebih banyak email, lebih banyak aktivitas, lebih banyak media, dan lebih banyak hal yang membuat kita gila dilakukan. Untuk mengatur hidup, seringkali terasa lebih sulit dari sebelumnya. Dalam buku Julia Hobsbawn (seorang pembicara pada Social Health and Modern Connectedness) yang berjudul "Fully Connected", Hobsbawn berpendapat bahwa "kita sedang menuju krisis kesehatan jika kita tidak menyeimbangkan antara tatap muka serta keberadaan teknologi, dan di mana keberadaan saklar untuk off."
Tentu kita beruntung masih bisa bernafas, namun kita harus bisa menyelesaikan banyak hal serta gangguan yang datang di setiap persimpangan jalan dalam kehidupan kita. Dilansir dari Theguardian, berikut ini adalah tips sederhana untuk membangun fondasi serta kehidupan yang terorganisir untuk dapat mengatasi serta menghindari kesalahan.
 |
| Ilustrasi pekerja kantor, image source |
Dahulukan Untuk Membaca Email yang Penting
Pada saat Anda menemukan ada email yang masuk, dalam buku Jocelyn K Glei (penulis yang terobsesi mengenai karir, pekerjaan & kreativitas) berpendapat bahwa email mengaktifkan dorongan di otak untuk mendapatkan penghargaan. Orang-orang selalu berharap akan mendapatkan berita yang baik di dalam emailnya, jadi kita terus melihat lagi dan lagi inbox di dalam email. Pengulangan ini yang sebetulnya tidak baik untuk produktivitas kita. Sisihkan waktu untuk cek email minimal 30 menit sehari, dan selektif tentang apa yang Anda baca, segala bentuk komunikasi yang ada di dalamnya memerlukan penglihatan serta pemahaman yang cepat dari Anda. Ini hanyalah sebuah alat untuk menyampaikan pesan kepada Anda, jadi jangan sampai email mengatur Anda.
Jangan Percaya Ingatanmu, Catatlah Semuanya
Ini berlaku di lingkungan sekolah, pekerjaan, bahkan juga dalam kehidupan sehari-hari, Anda akan mengingat segalanya dengan lebih jelas jika Anda mencatatnya. Terlebih, ini akan membantu Anda fokus akan poin-poin penting. Mengandalkan ingatan saja tidaklah cukup kecuali Anda betul-betul jenius dan memiliki kemampuan untuk mengingat semuanya dalam sekejap dan dalam waktu panjang. Mungkin mengingat dapat bertahan beberapa menit, namun tunggulah sampai hari Anda berakhir dan Anda pasti lupa apa saja yang telah Anda coba ingat hari itu, inilah gunanya mencatat hal-hal penting, kita bisa membuka kembali catatan. Orang-orang menyimpan catatan, jadi cobalah untuk berkesperimen jenis catatan yang sesuai untuk Anda. Beberapa orang memiliki catatan harian dengan format tanggal didalamnya, jadi mereka dapat menemukan catatan dengan mudah berdasarkan tanggal tersebut, beberapa menggunakan software notes pada smartphone atau laptop mereka. Gunakanlah smartphone Anda untuk hal simpel namun sangat efektif ini dalam mencatat jadwal di dalam kalender smartphone atau catatan di dalam notes nya.
Tempatkan Barang di Tempat yang Seharusnya
Hidup akan menjadi berantakan jika Anda tidak menemukan apa yang Anda cari dan butuhkan. Contohnya, disaat Anda tidak menemukan USB, charger ponsel, atau kartu ATM saja sudah cukup membuat Anda kesal. Tapi, bagaimana jika yang tidak bisa Anda temukan adalah dokumen penting yang Anda simpan di dalam komputer Anda? Tentu Anda bisa temukan melalui keyword search di Ms. Word, tapi dokumen mana yang Anda maksud? Sebaiknya buatlah sistem pengarsipan untuk Anda sendiri dalam mengatur dan menata segala sesuatunya, entah itu dokumen untuk kantor atau peralatan lainnya. Kelompokkan segala sesuatu tersebut sesuai dengan penggunaannya. Jika contoh Anda memiliki file yang Anda butuhkan dalam waktu dekat atau dibutuhkan sepanjang waktu tempatkan dalam satu folder, atau jika Anda memiliki file yang jarang Anda gunakan, tempatkanlah di folder yang berbeda. Atau jika Anda melihat peralatan kantor seperti gunting, pulpen, lem, hekter, atau yang lainnya, tempatkanlah dalam satu wadah supaya Anda tidak mencari-cari kembali disaat membutuhkannya. Perbaharui sistem pengarsipan Anda secara rutin, semoga ini dapat mengurangi tingkat kesulitan Anda dalam mencari sesuatu yang Anda butuhkan.
Buatlah Daftar, Serta Tandai Jika Sudah Terlaksana
Merupakan hal yang kuno untuk melakukan hal seperti ini, namun inilah hal yang paling sederhana tapi malas dilakukan setiap orang. Memang membuat kita harus kerja dua kali jika ingin mengatur hari-hari kita dengan membuat daftar lalu ditandai jika sudah terlaksana. Memecahkan kebutuhan sehari-hari dengan mengelompokannya menjadi kelompok kecil dapat membuat Anda dapat bekerja secara maksimal. Anda akan cenderung mulai terbiasa jika diberikan tugas. Ini juga ide yang baik untuk menandai perkiraan waktu akan tugas yang ingin diselesaikan. Tuliskanlah juga estimasi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tersebut untuk menghindari terbuangnya waktu akan gangguan tak terduga.
Carilah Waktu Untuk Mengorganisir
Banyak orang menyelesaikan hari-hari mereka dengan cepat. Disaat Anda memiliki waktu luang, cobalah untuk mengorganisir segala sesuatunya, pastikan akan daftar serta catatan yang Anda buat sudah terpenuhi dan terlaksana. Perbarui jadwal yang ada pada kalender Anda, pastikan orang-orang yang membutuhkan Anda mengetahui jadwal Anda.
Jangan Multitasking Pekerjaan yang Penting
Banyak hal tak terduga yang muncul setiap hari. Kuncinya adalah, jangan terganggu pada kejadian tersebut jika Anda berada ditengah deadline atau disaat Anda dalam kondisi yang membutuhkan konsentrasi penuh. Matikan segala notifikasi pada ponsel Anda, dan walaupun banyak orang yang akan mengajak Anda bicara, tetaplah matikan ponsel Anda. Berhenti untuk membaca email atau melihat ponsel ternyata membutuhkan waktu lebih banyak daripada yang bisa Anda bayangkan! Penelitian menunjukkan bahwa rata-rata orang membutuhkan waktu 23 menit untuk memulihkan konsentrasi sepenuhnya setelah mengalami gangguan yang sepele. Dari hal sederhana diatas, cobalah pelan-pelan untuk merubah kebiasaan hidup Anda demi kehidupan yang lebih rapih dan tentunya menghindari Anda dari kejadian yang tidak diinginkan. Sebagai pegawai kantoran contohnya, tentu banyak hal yang dilakukan di kantor, kesalahan-kesalahan kecil maupun besar dapat dihindari ketika Anda dapat mengorganisir hal-hal kecil di atas.